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公司对外出具证明风险
作者:达成律师  来源:本站  发表时间:2017/6/12 17:33:19  点击:1994

    1.1 单位证明的定位

        单位证明,以单位的名义出具。表现形式为能够让第三人在形式上可以认定为单位出具的文件。比如,文件上有单位的印章,法定代表人或者单位负责人签字。

        单位证明属于证据的范畴,单位出具证明文件是基于法律规定的义务是单位承担法律责任前提。

      1.2 实践中单位出具证明文件的义务发生在以下领域:

      (一)行政或司法领域。

        行政许可过程中,行政机关依法要求单位出具证明文件的,如果单位应当依法履行证明文件的出具义务。根据我国行政许可法的规定,行政许可的办理过程中,被许可人向负责监督检查的行政机关隐瞒有关情况、提供虚假材料或者拒绝提供反映其活动情况的真实材料的,行政机关有权作出行政处罚,构成犯罪的,依法追究刑事责任。

        司法领域中的单位出具违法证明文件主要涉及伪证问题。在单位根据诉讼法的规定成为证明义务人时,出具虚假证明文件的应当承担伪证法律责任。

      (二)民事领域

        民事领域的单位违法证明责任主要是指单位自愿就某项事实作出的情况下,如果事后证明单位存在故意虚构事实或隐瞒真相的情况,且给对方当事人造成损害的,单位承担民事法律责任。

        单位的民事证明责任并非完全没有限度,该责任的承担必须符合以下要件:1、证明文件属于单位有权出具的文件。单位出具的无法律根据的证明文件,根据单位能力无法了解的证明文件等等都不能构成单位承担法律责任。例如普通企业无权出具证明国家机关应当出具的证明文件,普通民事主体无权出具涉及他人隐私的证明文件。2、单位在出具上述证明文件时虚构事实或隐瞒真相。单位在实施出具行为时如果已经尽到形式审查义务,但是基于客观原因未能发现被证明对象瑕疵的,单位不承担法律责任。 

      1.3 风险控制

       1.3.1 行政事务的证明文件要明确法律风险程度

       作为普通的单位在开具证明文件前应明确所涉行政事务的法律风险程度,必要时可以要求被证明对象作出相应保证或担保。

       1.3.2 民事事务证明文件的出具应严谨

       民事事务具有较大的自由性。尤其不容易把握的是出具某项文件是否会损坏到单位自身信誉及他人合法权益。单位应当严格公章使用程序,对于民事事务的证明文件根据公司自身业务范围和经营状况制定统一的证明文件出具范围,对于特殊的证明文件上报法务部分审核或咨询律师。

      1.3.3 证明文件的出具应当规范

       证明文件在出具时应当坚持用词谨慎,杜绝保证性词语的原则。单位可以根据业务情况制定统一的证明文件格式,并在格式文件中标明该文件不构成任何形式的保证或担保。对于证明内容涉及到的结论,应当作出该结论的理由。结论理由的选择应尽可能的客观,可控。

       单位出具证明文件是单位运作过程中的一种常见现象。正因为如此发生法律风险的概率也较大。而从风险控制的角度而言,把握好证明文件和单位自身业务情况及单位基本状况的关系,证明文件的法律风险就可以被阻挡在千里之外。